Zeitmanagement lässt sich in zwei Bereiche aufteilen: Zeit effektiv nutzen und Zeit effizient nutzen.

Was ist der Unterschied?

Effektivität heißt wörtlich übersetzt „bewirkend“. Effektivität beantwortet die Frage, ob das was wir tun bewirkt was wir wollen. Man kann es auch mit Zielerreichungsgrad umschreiben. Effektivität ist vorhanden, wenn ein definiertes Ziel erreicht und somit ein Maß für die Zielerreichung. (oder Wirksamkeit)
„Tun wir die richtigen Dinge?“

Effizienz dagegen ist gleich Nutzen durch Aufwand und somit ein Wirtschaftlichkeitsmaß.
Effizient arbeiten bedeutet also, mit möglichst wenig Mitteln möglichst viel Outcome (unser Ziel) zu erreichen.
„Tun wir die Dinge richtig (wirtschaftlich)?“

Zwei Beispiele, die es klar machen sollten:

Beispiel 1:

Nehmen wir an, dass Dein Weihnachtsbaum Feuer fängt. Daraufhin nimmst du Champagner und löschst den Baum damit. Das Feuer erlischt.
Dieses Verhalten ist sehr effektiv. Du hast ein Ziel: Das Feuer löschen. Dieses Ziel erreichst du indem du Champagner drüber schüttest.
Doch das Verhalten ist nicht sehr effizient. Du könntest genauso gut mit Wasser löschen und hättest das gleiche Ziel viel günstiger und somit wirtschaftlicher erreicht.

Beispiel 2:

Du  möchtest Deine Angebetete auf klassische Weise besuchen und benutzt eine Leiter um an Ihr Fenster zu gelangen. Dank einer eigens entwickelten Technik, kannst du mit kaum Kraftaufwand sehr schnell Leitern steigen. Du besteigst die Leiter sehr effizient (Wenig input, viel output). Leider hast du Deine Leiter am Fenster deiner zukünftigen Schwiegereltern angelehnt. Dein Verhalten hat also nicht den gewünschten Effekt und ist somit ineffektiv. Du erreichst dein Ziel nicht.

Im Zeitmanagement verhält es sich ähnlich. Du kannst dir die ausgeklügelsten Zeitpläne aufstellen und diese in einem Mördertempo abarbeiten. To-do-Listen noch und nöcher.
Dies alles hat keinen Sinn, wenn du an den falschen Aufgaben arbeitest.

Die meisten Menschen arbeiten (wenn sie nicht gerade noch eine Stunde vor Feierabend beschäftigt spielen müssen) auf ein bestimmtes Ziel hin. Es ist deshalb wichtig, dass wir an den richtigen Aufgaben arbeiten um das Ziel schlussendlich zu erreichen.

Was wichtige Aufgaben sind, und warum oft gerade an diesen nicht gearbeitet wird im nächsten Abschnitt:

Zeit effektiv managen.

Das Einkommen in unserer Gesellschaft ist sehr ungleich verteilt – wenn auch innerhalb der Gesellschaft sehr regelmäßig. Es folgt einer einfachen Verteilung benannt nach einem italienischen Ökonomen: Pareto.
Pareto hat herausgefunden, dass 80% des Reichtums sich auf 20% der Bevölkerung verteilen. Das Prinzip galt aber nicht nur für Italien, sondern ließ sich auf beliebige andere Länder übertragen. Was im 18. Jahrhundert galt, ist heute aktueller denn je.
20% der Weltbevölkerung besitzt 80% des Reichtums. Wir können das Prinzip auch weiter herunter brechen. Wenn wir uns die 10 reichsten Männer der Welt anschauen besitzen die top 3 (Bill Gates, Warren Buffet und Carlos Slim Helu) soviel wie die nächsten 7 zusammen.

Ok, schön und gut. Was hat das alles mit Effektivität, Zeitmanagement und unserem Ziel, nämlich mehr Freiheit durch mehr Zeit zu gewinnen, zu tun?
Interessanterweise lässt sich die 80/20 Regel fast beliebig übertragen. Pareto nebenher stolzer Gärtner und kam irgendwann darauf, dass in seinem Garten 20% der Pflanzen 80% des Ertrags hervorgebrachten.
Du hast sicherlich einen Kleiderschrank zuhause. Der ist mit großer Wahrscheinlichkeit voll Klamotten, die du nie anziehst. Wenn du es mal genauer verfolgst, wirst du feststellen dass du etwa 20% deiner Klamotten 80% der Zeit trägst. Oder schau mal in die Playlist auf deinem Ipod. Ja, genau du ahnst es schon.
Noch ein Beispiel: Unternehmen erzielen 80% der Gewinne mit 20% der Produkte bzw. Kunden. Dagegen verursachen 20% der Kunden 80% aller Probleme im Unternehmen.
Kommen wir aber zur Sache, worauf will ich raus. Ganz einfach, wir müssen die kritischen 20% der Tasks herausfinden. Wenn du ein Projekt angehst, dann resultieren 80% des Gesamtergebnisses aus 20% des Aufwandes. Um über die 80% zu kommen müssten wir überproportional viel Zeit und Energie investieren. Dies ist größtenteils unnötig.
Wir investieren oft viel zu viel Zeit in völlig irrelevante und ineffektive Arbeit (Das Kriterium für Effektivität ist übrigens ausschließlich die Frage, ob das definierte Ziel erreicht wird, in späteren Artikeln mehr zu Effizienz).
Geh einmal ganz genau deinen Arbeitstag durch und sei gnadenlos ehrlich zu dir. Du hast ein bestimmtes Projekt, ein bestimmtes Ziel oder eine Aufgabe. Du hast 8h am Tag. Wie viel Zeit verbringst du damit dein Ziel zu erreichen?
Wie viel Zeit verbringst du damit sinnlose mails zu lesen oder Dieselbigen zu produzieren? Wie viel Zeit läufst Du geschäftig in der Gegend rum, um dich vor einem wichtigen Telefongespräch mit Deinem Vorgesetzen zu drücken?
Wie viel Zeit verwendest du darauf irgendwelche Excel-sheets zu produzieren, um vorweisen zu können, dass du irgendwas gemacht hast, ohne dass sie dich der Lösung des eigentlichen Problems auch nur ein Stück näherbringen?
Wenn du „The four hour-workweek“ von Tim Ferris gelesen hast (wenn nein: lies es!), wirst du wahrscheinlich schon bemerkt haben, dass ich sehr von Ihm inspiriert wurde und meine Gedanken von seinen Ideen beeinflusst wurden.
Tim schreibt in seinem Buch „Ich arbeitete, weil ich das Gefühl hatte, den ganzen Tag arbeiten zu müssen …  – ob es nun nötig ist oder nicht“.

Ich weiß, dass es nicht leicht ist dies einzusehen. Mir persönlich ist es sehr schwer gefallen, mir einzugestehen, dass ich mich eigentlich größtenteils selbst verarsche.
Ich kam mir immer sehr geschäftig, „busy“ vor. Dabei verbrachte ich bestimmt mehr als 80% oder mehr meiner Zeit mit Bullshit, busy work, work for work’s sake oder wie du es auch nennen willst zu.
Sobald ich das aber ersteinmal akzeptiert hatte und analysiert hatte, welche 20% der Aufgaben 80% der Resultate brachten und mich bis jetzt ständig frage, ob ich gerade an einem „20% task“ arbeite, komme ich in kürzerer Zeit zu weitaus besseren Ergebnissen. Ich fühle mich befreiter und produktiver. Und kann mit der gesparten Zeit (im Optimalfall 80%) sinnvolle Dinge tun, die mich weiterbringen – oder auch einfach mal nen Gang rausnehmen. Wie immer dein Lifestyle dass so vorsieht.

Zum Ende ganz konkret; 5 Schritte zu mehr Effektivität:

• Wenn du für eine 10h Aufgabe plötzlich nur noch 2h Zeit hast und dein Leben davon abhängt, was würdest du machen? Welche kritischen Schritte würdest du ausführen? Schreibe sie auf ein Blatt Papier.
• Mach dir einen Post-it an deinen Laptop. „Arbeite ich an einem 20% task?“
• Identifiziere Aufgaben, die viel Zeit fressen und wenig nützen. Lass sie einfach bleiben. Es macht eh kaum einen Unterschied ob Du sie erledigst oder nicht. (Und nichtmal der bekloppteste Boss gibt dir einen Orden dafür, dass du deine mails in 35 Unterordner einsortierst…)
• Frag dich bei allem was du tust, ob du es tust um ein Ziel zu erreichen oder um dich vor etwas wichtigem zu drücken und ob du gerade Arbeit erfindest nur um dein Gewissen zu beruhigen.
• Tust du etwas um ein Ziel zu erreichen, oder nur um irgendjemandem zu gefallen? Deinem Boss, deinem Partner oder deiner Mama? Lass es bleiben. Du musst am Ende des Tages – oder wann auch immer – mit dir selbst abrechnen.

Mehr zu Effektivität, Effizienz und dem Vermeiden lästiger Arbeiten generell folgt in Kürze.

- Simon

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Outsourcing (dt. Auslagerung) bezeichnet die Abgabe von Unternehmensaufgaben und -strukturen an Drittunternehmen. Es ist eine spezielle Form des Fremdbezugs von bisher intern erbrachter Leistung

Die Globalisierung und die damit rasanten Veränderungen hat unser Leben geprägt. Informationen sind unglaublich schnell verfügbar und Ländergrenzen verlieren zunehmend an Bedeutung.
Viele Unternehmen haben sich genau das zum Nutzen gemacht: Einfache Arbeiten dort erledigen lassen, wo es am günstigsten ist.
Sportartikelhersteller wie Nike oder Adidas haben dieses Konzept perfektioniert. Fast alle Produktionsschritte sind an Fremdfirmen vergeben. Die Firmen tun nur das, was sie am besten können: design & marketing.

Doch das sind große multinationale Konzerne, die an der Globalisierung verdienen. Der kleine Mann bleibt wieder mal auf der Strecke.
Doch das stimmt nicht ganz so. Warum machen wir es nicht genauso, wie die global players? Warum sourcen wir nicht auch nervige Routinearbeiten ganz einfach aus und stellen mit unseren freien Zeit sinnvolleres an? Es gibt Leute, die das viel billiger tun als wir selbst und zwar mindnestens genausogut.

Vielleicht geht es dir ja ähnlich. Du hast vielleicht eine gute Ausbildung hinter dir oder hast an der Uni studiert. Damit bist du weitaus höherqualifiziert als der Großteil der Bevölkerung. Doch womit verbingst du den Großteil deiner Zeit, sei es Job oder Freizeit? Mir geht es ganz genauso – mit sehr viel trivialem Bullshit. Zeitraubende Recherchetätigkeiten, Zahllose mails schreiben oder lesen, Telefongespräche, Online Bestellungen, Dokumente erstellen und formatieren usw…

Do what you do best – outsource the rest. Um Zeit für wirklich wichtige Dinge zu gewinnen können wir solche Tätigkeiten, genau wie die Global players, einfach outsourcen. Es gibt zum Beispiel Firmen in Indien, die genau das anbieten. Virtual Personal Assistants, die dir zu einem günstigen Preis Arbeit abnehmen. Sie erfüllen alle Aufgaben die man über das Netz und per Telefon erledigen kann. Und das ist eine ganze Menge. Doch dazu später viel mehr.

Um nicht nur Zeit zu gewinnen, sondern diese auch produktiver und sinnvoller Einzusetzen, werde ich zunächst eine Serie über die  basics modernen Time Managements und Produktivitätssteigerung schreiben.

Ich wünsche allen Interessierten viel Spaß mit meinem Blog!

- Simon