Heute starte ich eine Serie, die Dein Leben verändern kann! Ich habe alles, was du wissen musst, um deine Zeit optimal zu nutzen, in 20 Regeln zusammengefasst. Wenn du auch nur einige dieser Regeln befolgst, verspreche ich dir, dass du deine Zeit ab sofort doppelt so effizient nutzen kannst. Probier es einfach aus und lass mich wissen, was für dich am besten funktioniert.

1. Lese selektiv, nutze Techniken wie skimmen und lese nur wichtige Teile gründlicher. Ich würde auch empfehlen sich speedreading Techniken einmal genauer anzuschauen.
2. Mache dir jeden Abend eine Liste für den nächsten Tag, was du erreichen willst. Dabei ist es wichtig, dass du ausführbare Schritte aufschreibst. Nicht: Marketing plan schreiben. Sondern: 1. DatenbankA nach Infos durchsuchen 2. Daten Sales vom Vorjahr anfordern. Es müssen konkret ausführbare Tätigkeiten sein und nicht etwas abstraktes, wie: Ich arbeite so viel wie möglich an meinem Projekt weiter.
   Du wirst merken, dass du dich viel weniger ums Anfangen drückst, wenn dir klar ist was du konkret zu tun hast.
3. Halte Ordnung! Um disziplinierter zu werden, solltest du dir das Leben nicht noch zusätzlich schwieriger machen. Ein aufgeräumter Schreibtisch auf dem nur Material zu der Sache liegt, woran du gerade arbeitest ist essentiell. Achte darauf, dass alles andere nicht in deinem Sichtfeld liegt. Jedes Stück Papier oder andere Gegenstand fängt deine Aufmerksamkeit und lenkt dich von deiner aktuellen Arbeit ab.
4. Priorisiere deine Aufgaben. Legen schon vorher fest in welcher Reihenfolge du die Aufgaben abarbeitest. Helfen können dir dabei eine Orientierung an der Eisenhower Matrix und ein Blick auf deine persönlichen Werte. Mache dir klar was wirklich wichtig ist und erledige das zuerst, egal wie unangenehm die Aufgabe, das Telefongespräch usw. ist. Versuche zu vermeiden dich mit unwichtigen vor wichtigen Aufgaben zu drücken. Das verschiebt das Problem nur und löst es nicht.
5. One important thing at a time – serveral trivial things at a time.
   Arbeite immer nur an einer wichtigen Sache. Widme Ihr deine volle Aufmerksamkeit. Du musst so selbstbewusst werden, zu wissen dass du genau zur richtigen Zeit an der richtigen Aufgabe arbeitest (Dabei hilft ein gutes Konzept, wie zum Beispiel „Getting Things Done”) Widme dieser Aufgabe deine ganze Energie und lass dich nicht von Gedanken, wie „Ich sollte ja noch das und dies tun” „Wie soll ich nur den ganzen Rest hinbekommen” aus dem Konzept bringen. Wenn Du Aufgabe für Aufgabe abarbeitest, und sinnvoll geplant hast, wirst du alles locker schaffen.
   Aufgaben die dagegen keine Aufmerksamkeit erfordern und eher unwichtig sind, können getrost zusammengefasst werden und möglichst gleichzeitig erledigt werden.

Achte mal darauf, wann du deine Zeit ineffizient nutzt und ob dir einige von den folgenden Verhaltensmustern bekannt vorkommen:

Wir erledigen einfache Aufgaben vor schweren Aufgaben
Wir erledigen Aufgaben die wir mögen bevor denen die wir ungern machen
Wir erledigen Aufgaben die wenig Zeit erfordern vor denen die viel Zeit benötigen
Wir erledigen erst die Aufgaben, wo die benötigten Ressourcen bereit stehen
Wir erledigen terminierte Aufgaben vor nicht-terminierten
Wir erledigen dringende vor wichtigen Aufgaben
Wir erledigen Aufgaben die andere von uns verlangen vor denen die wir selbst verlangen
Wir erledigen interessante Aufgaben vor uninteressanten
Wir warten bis zur letzten Minute bevor wir anfangen
Wir richten uns danach wer etwas will
Wir richten uns nach möglichen Konsequenzen (oft kurzfristigen)
Wir arbeiten Dinge so ab, wie sie anfallen

Es ist nicht wirklich einfach zu entscheiden, welche Aufgaben einem wirklich wichtig sind. Diese Entscheidung kann Dir auch niemand abnehmen. Deshalb ist es unbedingt nötig dass du dir selbst Richtlinien schaffst, nach denen du handelst.

So ein „Mission Statement” schreibt man sich am besten auf und versucht Entscheidungen danach zu treffen.
Mögliche Fragen, die man sich stellen kann um ein persönliches Mission Statement zu formulieren:
Wofür stehe ich? Wofür bin ich bereit zu leben/sterben?
Wofür interessiere ich mich wirklich, was ist meine Passion?
Welchen grundlegenden Prinzipien folge ich?

Wenn du mit erfolgreichen Menschen sprichst, werden dir diese erzählen, dass sie sich Werte, Ziele, Visionen und was sie im Leben erreichen wollen aufschreiben. Sie nutzen es als eine Art Kompass, um es in die Realität umzusetzen.

Eine Vision beschreibt wie du dich selbst in der Zukunft siehst. Dabei kann sich dieses Vision auf die verschiedensten Aspekte deines Lebens beziehen. Eine Möglichkeit ein Mission Statement zu schreiben, wäre die folgenden Fragen zu beantworten: Welche Dinge inspirieren dich? Welche machen dich glücklich und zufrieden? Worin bist du gut, was machst du gern? Welche Dinge wolltest du schon immer tun?
Wenn du diese Fragen beantwortet hast, formuliere deine Ideen über deine Zukunft in einem oder mehreren Sätzen.

Ein mögliches Beispiel könnte so aussehen:

„Ich steige auf das Podium und bekomme die Olympische Goldmedaille für die 100meter Hürden umgehängt. Die Menge ist begeistert und jubelt mir zu. Stolz höre ich wie die Nationalhymne erklingt und meine Landesflagge langsam gehisst wird.”

Die drei Regeln, um Zeit effektiv zu nutzen:

1) verwende Zeit für wichtige Dinge, nicht nur dringende

2) werde dir deutlich, welche Aufgaben wichtig und welche nur dringend sind

3) lerne nein zu sagen

Es gibt ein gutes Tool, das Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit bewertet. Der Amerikanische Präsident Eisenhower nutzte folgende Matrix um während des Krieges Aufgaben zu priorisieren:

(Graphik: http://www.gm.fh-koeln.de/~bundschu/dokumente/Referate/358/Eisenhower.jpg):

Der größte Fehler den wir alle machen, ist dabei dringende Aufgaben zu viel Zeit zu widmen. Wir sind ständig damit beschäftig irgendwelche Brände zu löschen und vergessen darüber hinaus uns Dingen zuzuwenden, die uns wirklich weiterbringen. Oft hindert uns kurzfristiger Druck (den oft andere auf uns ausüben) daran das zu erreichen was wir wirklich wollen.

Ein weiterer Punkt ist, dass wir versuchen immer alles allein geregelt zu kriegen. Das ist einer der größten Fehler. Aufgaben, die nicht so wichtig sind dass wir sie selbst ausführen können sollten delegiert werden. Delegieren? Du denkst jetzt wahrscheinlich, dass du als Ottonormalverbraucher nicht unbedingt unbegrenzt Mitarbeiter zur Verfügung hast. Richtig.

Glücklicherweise leben wir in einer Zeit, in der vieles möglich ist; z.B. einen eigenen Assistenten für jedermann. Seiten wie getfriday.com bieten s.g. virtual personal assistants. Jeder kann sie buchen und sie nehmen einem alle unwichtigen Arbeiten ab. Da sie von Indien aus arbeiten sind sie günstig, dass sie sich jeder leisten kann. Schaut es euch mal an! Leider gibt es den Service bisher noch nicht mit deutschsprachigen Assistenten.