4 Schritte, um aus To-Do-Listen Handlungen zu machen

Wer von uns hat nicht irgendwo zu Hause noch eine To-Do-Liste rumliegen, die mit großen Visionen erstellt, aber hinterher nie in die Tat umgesetzt wurde? Vor nicht allzu langer Zeit habe ich noch zu den Menschen gehört, die keine Ahnung von effektivem Time-Management habenversuchen, ihre Ziele und Pläne mit To-do-Listen zu organisieren und in die Tat umzusetzen.

Das Ergebnis? Ich habe kaum etwas geschafft bekommen und die To-do-Listen sind unaufhaltsam gewachsen. Ich bin zwar immer mal wieder auf die Listen gestoßen und habe mir gedacht, dass die Punkte schon Sinn machen, die ich da aufgeschrieben habe, aber konkret umgesetzt habe ich selten etwas.

Mittlerweile gehe ich ein bisschen systematischer vor. Der Grund, aus dem To-do-Listen in den meisten Fällen To-do-Listen bleiben, ist, dass keine konkreten Handlungen an sie geknüpft sind.

Bei mir standen da Dinge wie “Sommer Bergsteigen Alpen” oder “Contents schreiben Importblog”. Was fehlt bei diesen Formulierungen? Ich weiß zwar sofort, worum es geht, allerdings habe ich keine Kriterien definiert, wann das Ziel erreicht ist. Woher soll ich wissen, wann ich Sommer Bergsteigen Alpen auf meiner Liste abhaken kann?

To-Do Listen können in vier simplen Schritten in Handlungen umgesetzt werden.

1. Prioritäten vergeben

Auf  euren To-Do-Listen stehen bestimmt auch viele Dinge, bei denen es zwar irgendwo ganz nett wäre, wenn man sie erledigt hätte, die aber auch nicht wirklich wichtig sind. Damit Ihr Eure Zeit nicht mit Dingen verschwendet, die euch nicht weiterbringen, müsst Ihr Prioritätenverteilen.

Ich gehe dafür einfach durch meine Liste und mache leer Kreise, Kreise mit Plus- oder Kreise mit Minuszeichen hinter jeden Punkt in meiner Liste. Alle Punkte mit einem Minuszeichen streiche ich sofort.

2. Dauer bestimmen

Jetzt geht Ihr nochmal durch die Liste und schreibt an jeden Punkt, wie viel Zeit er in Anspruch nehmen soll. Das ist wichtig, um sich nicht endlos lange an einem Punkt aufzuhalten. Ihr kennt ja die Parkinsonsche Regel:

“Der Mensch benötigt für eine Aufgabe immer so viel Zeit, wie ihm dafür zur Verfügung steht.”

Hausarbeiten werden erst gemacht, wenn die Zeit zu knapp wird. Klausuren werden so lange geschrieben, wie Zeit zur Verfügung steht.

Deswegen formuliert Euch eine klare Zeitvorgabe für Eure Aufgaben.

3. To-Do-Listen in konkrete Ziele umwandeln

Wie wird aus einem To-Do-Listenpunkt ein konkretes Ziel?

1. Formulierung als Ziel
2. Deadline setzen

Wie formuliert man ein Ziel? Ganz einfach. Es muss konkrete Handlungen enthalten, deren Erreichen überprüfbar ist. Aus “Sommer Bergsteigen Alpen” kann ich also zum Beispiel “Ort und Zeit für Sommerurlaub in den Alpen festlegen”. Und weil das immer noch nicht überprüfbar genug ist, könnte ich kleine Pläne daraus ableiten:

• Ort: “Fünf verschiedene Ort in den Alpen raussuchen, von denen aus geführte Hochalpintouren angeboten werden. Ergebnisse in Exceltabelle ordnen und den anderen Tourteilnehmern vorstellen. Anschließend einen Ort auswählen und Flüge buchen.”
• Zeit: “Kalenderübersicht machen mit allen Zeiten, die für Sommerurlaub in Frage kommen. Selbe Übersicht von anderen Tourteilnehmern besorgen. Zeiten bestimmen an denen alle Zeit haben. Zwei Wochen auswählen.”

Auf die Weise wisst Ihr ganz genau, welche Schritte nötig sind, um euren Plan in die Realität umzusetzen und Ihr könnt ganz genau überprüfen, ob Ihre eine Zwischenphase schon abgeschlossen habt.

Und zweitens ist eine Deadline wichtig. Wenn Ihr genau festlegt, bis wann ein Ziel erreicht sein soll, könnt Ihr an dem Tag auch genau überprüfen, ob Ihr es erreicht habt. Wenn Ihr Euch keine Deadline setzt, schiebt Ihr wahrscheinlich vor allem unangenehmere Aufgaben endlos vor Euch her.

4. Zeiten festlegen und Handeln!

Jetzt müsst Ihr nur noch einen Zeitplan mit Eure Zielen bauen. Nochmal kurz von Anfang an: Ihr seid durch eure Liste gegangen und habt Plus- und Minuszeichen an die einzelnen Punkte gemalt. Dann habt Ihr daneben geschrieben, wie viel Zeit die Umsetzung dauern soll (z.B. “Einkaufen 1 Stunde“). Alle Punkte, die allgemein und vage formuliert waren, habt Ihr in planbare Zile mit Zwischenschritten umformuliert und Ihr habt Deadlines festgelegt.

In eurer Liste stehen jetzt also ganz viele Punkte mit oder ohne Pluszeichen auf der rechten Seite und mit Zeitangaben auf der linken Seite.

Jeden Morgen nehmt Ihr Euch diese Liste und fangt bei den Punkten mit einem Plus an und ordnet sie in einen Zeitplan. Ein Zeitplan bedeutet für mich einfach nur eine DIN A4-Seite auf der ich aufschreibe, womit ich mich zu welchen Uhrzeiten beschäftige. Ich mache es gerne auf Papier, aber es geht genauso gut mit Outlook oder auf dem Iphone/Blackberry.

Und voila, von jetzt an arbeitet Ihr systematisch die wichtigen Punkte Eurer To-Do Listen ab, ohne Eure Zeit für unwichtige Dinge zu verschwenden. Die To-Do Losten sollten natürlich nicht das einzige Dokument sein, auf dem Ihr Euch Gedanken über Eure Ziele macht und es können täglich Punkte wegfallen oder dazukommen.

Viel Spaß beim Handeln! Und lasst mich wissen, welche Systeme für Euch noch funktionieren.

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